Överlåtelse

Det finns möjlighet att hantera ägaröverlåtelser helt digitalt i PHM Digital.

Ni hittar Överlåtelse i menyn under Kunder.

En överlåtelse skapas antingen manuellt av förvaltaren eller av mäklaren.

Det är obligatoriskt för mäklaren att lägga till Köpare samt att ladda upp medlemsansökan och signerat överlåtelseavtal.

När mäklaren har registrerat en överlåtelse så kommer den in i PHM Digital med status Ny.

Här behöver man välja vilket objekt/lägenhet som överlåtelsen gäller.

Man kan även ställa in om man vill att en faktura ska skapas till föreningen per automatik när överlåtelsen blivit signerad samt vilket belopp fakturan ska ha.

Mäklaren blir automatiskt upplagd som Granskare och kommer få en kopia av de signerade dokumenten när styrelsen har signerat.

Förvaltaren behöver sedan lägga in vilken/vilka styrelseledamöter som ska godkänna och signera medlemsansökan. Det går att göra en inställning i styrelsevyn för att markera vilka i styrelsen som har ansvar för medlemsgodkännanden.

Här kan ni även lägga till er själva som granskare för att få ett mail när signeringen är slutförd.

I nästa sektion på sidan ska alla avtal som ska vara med i den digitala signeringen ligga. Mäklaren har redan laddat upp Medlemsansökan och Överlåtelseavtal. Ni kan fritt lägga till fler bilagor och dokument som ni vill att styrelsen signerar.

I nästa sektion kan ni ladda upp dokument som tillhör överlåtelsen, men som EJ ska signeras.

Detta kan typiskt sett vara kreditupplysningar. Detta är väldigt känslig information som inte ska spridas eller ligga i ett avtal som mäklaren ska ta del av.

När man laddar upp ett dokument till sektionen av dokument som EJ ska signeras finns ett val där man ställer in att styrelsen måste bekräfta att man läst dokumentet innan man kan signera medlemsansökan. Detta är för att säkerställa att styrelsen tagit del av viktig information som ej kommer att vara med i den digitala signeringen.

Längst ner på sidan finns en tabell över en eller flera köpare som mäklaren har registrerat.

Här kan man klicka på köparen i listan för att utföra en kreditupplysning. Kreditupplysningen kommer automatiskt att läggas till listan över dokument som EJ ska signeras men måste granskas av styrelsen före signering.

När alla dokument är uppladdade till rätt sektion, styrelseledamöter är tillagda som signerande part och eventuella kreditupplysningar är utförda så är det dags att skicka ut överlåtelsen till styrelsen för godkännande.

Detta gör ni via Hantera menyn.

Styrelsen får nu ett mail om att det finns en överlåtelse att hantera. Styrelsen loggar in och bekräftar granskning av de dokument som måste granskas innan signering ska göras. När styrelsen har grankat dokumenten så skapas en elektronisk signering som styrelsen ska signera.

När alla i styrelsen har signerat så skickas den signerade medlemsansökan ut till samtliga signerande parter och granskare i listan.

Om det är inställt för automatisk fakturering så skapas det en faktura i förvaltarens Fortnox och skickas automatiskt ut till kunden.

När allt ovan är klart så kan förvaltaren föra in den nya medlemmen i fastighetssystemet manuellt enligt befintliga rutiner.