Skapa ny kund PHM Digital


Flytt från Fortnox

För att förbereda integrationen av PHM Digital med Fortnox, speciellt för funktioner som leverantörsfakturahantering, är det nödvändigt att säkerställa att systemet är korrekt kopplat till Fortnox. Dessutom måste aktuella kontoplaner för det räkenskapsår som korresponderar med dagens datum vara upprättade. Har ni ännu inte tillgång till Fortnox så kan ni kan förbereda PHM Digital med alla delar förutom ekonomifunktionerna.


Om du flyttar från en annan kund där Fortnox inte ska konvertera data:

  1. Kontrollera Konverteringsmöjligheter:
    • Besök Fortnox support för att undersöka om de kan bistå med konvertering Fortnox Support.
  2. Skapa Företag i Fortnox: Inrätta ditt företag inom Fortnox-systemet.
  3. Skapa Bokföringsår: Etablera bokföringsår i systemet.
  4. Ladda upp SIE-filer: För varje bokföringsår, ladda upp relevanta SIE-filer.

Om du flyttar från en kund där data ska konverteras från Visma Administration till Fortnox:

  1. Skapa Företag i Fortnox: Registrera ditt företag i Fortnox.
  2. Läs Om Flyttprocessen: För detaljerad information om flytt från Visma till Fortnox, besök Fortnox Support för Visma-flytt.
  3. Kontakta Fortnox för Större Flyttar: Om ni planerar att flytta många kunder samtidigt, kontakta Fortnox i förväg för att boka tid. Ring 0470-78 50 00.
  4. Observera En-Tillfälle-Regeln: Kom ihåg att flytt från Visma till Fortnox endast kan ske en gång per företag. Var därför säker på att allt är klart i Visma innan ni påbörjar överföringen.

Kund som redan använder Fortnox

Om kunden redan använder Fortnox genom en annan förvaltare, är det möjligt att överföra ägarskapet av Fortnox-licensen till er. Detta tillvägagångssätt möjliggör att ni får tillgång till all befintlig data. Under en övergångsperiod är det möjligt för både den gamla och den nya förvaltaren att vara kopplade till samma Fortnox-konto, vilket tillåter arbete med respektive bokföringsår.

Steg för att Överföra Ägarskap av Fortnox-licensen:

  1. Kommunikation med Nuvarande Förvaltare: Diskutera med den nuvarande förvaltaren om överföring av licensägarskapet.
  2. Avsluta Gamla Bokföringsåret: Om den tidigare förvaltaren önskar avsluta det gamla bokföringsåret, kan detta göras samtidigt som ni båda är kopplade till Fortnox.
  3. Övergångsarbete: Under övergångsperioden kan både gammal och ny förvaltare arbeta parallellt med sina respektive bokföringsår inom Fortnox.

Ytterligare information och detaljerade instruktioner för denna process kan hittas på Fortnox supportwebbplats, specifikt under avsnittet för byte av redovisnings- eller revisionsbyrå. Besök Fortnox Support för byte av förvaltare för mer information.


Generella inställningar i Fortnox

När ni övertar en kund från en annan förvaltare eller om ni själva tidigare har använt Fortnox attestflöde, är det viktigt att stänga av detta innan ni börjar använda PHM Digital. Här är stegen för att hantera detta samt kontrollera och justera andra inställningar i Fortnox:

Stänga Av Attestflöde

  1. Gå till Inställningar i Fortnox: Navigera till 'Inställningar' och välj sedan 'Leverantörsfakturor'.
  2. Avaktivera Leverantörsfakturaattest: Inom Leverantörsfakturor, hitta och avaktivera funktionen för Leverantörsfakturaattest.
  3. Tidpunkt för Avaktivering: Se till att avaktivera attestflödet när det inte finns några kvarstående leverantörsfakturor att attestera i Fortnox och ni är redo att starta med PHM Digital.
  4. Viktigt att Notera: Se till att inte skicka ut några fakturor för attest i PHM Digital före attestflödet är helt avaktiverat i Fortnox.


Kontrollera och Aktivera Periodiseringar

  1. Aktivera Periodiseringar: För att aktivera periodiseringar, gå till 'Inställningar', välj 'Bokföring' och sedan 'Periodiseringar'.
  2. Kontrollera Inställningarna: Se till att periodiseringar är aktiverade för att matcha era bokföringsbehov.


Kontrollera och Avaktivera E-faktura

  1. Slå Av E-faktura: För att avaktivera e-faktura, gå till 'Inställningar' under 'Leverantörsfakturor' och välj 'Digital flöde e-faktura'.
  2. Kontrollera Att Den Är Avstängd: Se till att e-faktura funktionen är avstängd för att undvika konflikter med era nya systeminställningar.


Skapa ny kund i PHM Digital

För att lägga till en ny kund och konfigurera inställningar i systemet, följ dessa detaljerade steg:

  1. Lägg till Ny Kund:
    • Navigera till 'Kunder' och sedan till 'Kunder' i systemet.

    • Välj "Ny" för att skapa en ny kundprofil.

      Fyll i Kundinformation:

    • Ange kundens organisationsnummer, namn och besöksadress.
    • Komplettera med uppgifter om kontaktperson, e-post till styrelsen och telefonnummer, om tillgängligt.
    • För övriga adressfält (som postadress eller faktureringsadress), använd "Kopiera från besöksadress" för att undvika att fylla i samma information flera gånger.

Spara Kundinformation:

    • När all information är ifylld, klicka på "Spara".

  1. Gå till Inställningar för Kund:

    • Scrolla ner i fönstret till avsnittet för inställningar.

      Konfigurera Fastighetssystem:

    • Om du använder systemet Real, välj detta under 'Fastighetssystem' och fyll i Real ID.
    • Välj Fortnox som ekonomisystem. Notera att det kan ta en timme för synkroniseringen.

    • För att aktivera, måste du vara systemadministratör i Fortnox.

      Ytterligare Inställningar:

    • Kontrollera och justera inställningen för rapportering av styrelseändringar enligt era önskemål.
    • Fyll i föreningens bankgiro.

    • Ange hur långt bokföringen är avstämd. Använd "TOM" för att tillåta visning av allt, eller sätt ett specifikt datum för att begränsa tillgängligheten.

      Spara Inställningar:

    • Välj "Spara".


  1. Hantera Kundansvariga:
    • Gå till avsnittet för kundansvariga längst ner i fönstret.
    • Lägg till de personer som ska vara kundansvariga.
    • Spara återigen.



  1. Inställningar för Digitala Dokument:
    • Under 'inställningar' och 'Digitala dokument', aktivera Optosweden.
    • Välj att aktivera kopplingen till Optosweden.
    • Bestäm om konteringsrader ska synas för attestanten.
    • Välj en klientansvarig som kontaktperson mot Optosweden.
    • Spara inställningarna. Det tar 5-15 sekunder för Optosweden att aktiveras.




  1. Konfigurera Baskonteringsmall:
    • Efter att Fortnox har synkroniserats, välj en baskonteringsmall.
    • Om föreningen är momspliktig, ange procentandelen av momsen som är avdragsgill. Till exempel, för 12,5% av 25%, sätt värdet till 50.


Lägg upp styrelsen, attestbehörighet och attestmallar

Att registrera styrelsen för första gången och inställa behörigheter för attest är en viktig del av att hantera en förening. Här är en steg-för-steg guide för att genomföra dessa processer:

Registrera Styrelse för Första Gången

  1. Välj Kunden:

    • Gå till kundlistan i systemet och välj relevant kund.

      Navigera till Styrelsehantering:

    • Gå till 'Föreningen' och sedan till 'Styrelse'.

      Starta Registrering:

    • Välj 'Registrera nuvarande styrelse'.



  1. Lägg till Styrelsemedlemmar:
    • Klicka på 'Lägg till ny'.
    • Fyll i information om varje styrelsemedlem: namn, roll, mandattid, behörighet (fullständig eller läs), och senaste uppdragsstart.
    • Spara informationen för varje medlem.

  1. Avsluta Registreringen:
    • När alla medlemmar är registrerade, klicka på 'Spara'.
    • Systemet skapar nu användare och skickar inbjudningar till styrelsemedlemmarna.

För en visuell guide, se denna video.


Dela ut Behörighet för Attest

  1. Välj Kunden:

    • Återgå till kundlistan och välj relevant kund.

      Hantera Användarbehörigheter:

    • Navigera till 'Kunder - Användare - Styrelseportal'.
    • Välj de styrelsemedlemmar som ska få attestera.
    • Ändra deras behörighet för att inkludera attest och utlägg.

    • Lägg till 'endast utlägg' för de styrelsemedlemmar som endast ska hantera utlägg.

För mer detaljerad information, se denna del av videon.



Skapa Attestmall

  1. Välj Kunden:

    • Återigen, gå till kundlistan och välj relevant kund.

      Skapa Attestmall:

    • Navigera till 'Leverantörsreskontra & Utlägg - Attestmallar'.
    • Välj 'Ny' för att skapa en ny mall.
    • Ange en beskrivning och bestäm antalet personer som ska attestera på nivå 1.
    • Spara mallen.
    • Lägg till användare som ska attestera och välj dem som 'förvald'.
    • Spara återigen.

Efter dessa steg är attestmallen skapad och blir standardmallen för den valda kunden. För mer

information, se denna del av videon.



Svarade detta på din fråga? Tack för din feedback! Det uppstod ett problem vid skickandet av din feedback. Var vänlig försök igen senare.