PHM Digital Version 2.19
Version: 2.19
Datum: 2024-02-03
Nästa förväntade version: Mars 2024
Vi är glada över att kunna presentera följande funktionalitet som är nyutvecklad för PHM digital:
Förvaltarportal
Funktion: Direktsynkronisering Fortnox
Sökväg: Kunder - Kunder - Inställningar - Fortnox - Synkronisera nu
Denna funktion möjliggör manuell initiering av dataöverföring mellan Fortnox och PHM Digital. Normalt utförs synkronisering automatiskt var 30:e minut. Genom att använda 'Synkronisera nu'-knappen kan du dock begära en omedelbar synkronisering för att uppdatera informationen snabbare, vilket kan vara särskilt användbart vid tidskritiska uppgifter eller efter att ha genomfört viktiga ändringar som behöver speglas i båda systemen omgående.
Vid sidan av 'Synkronisera nu'-knappen finns en tidsstämpel som visar när den senaste synkroniseringen ägde rum. Detta ger dig en snabb överblick över datans aktualitet och hjälper dig att verifiera att den senaste synkroniseringen har slutförts framgångsrikt.
Det kan ta några minuter för synkroniseringen att slutföras efter att du har initierat den manuellt.
Funktion: Automatisk koppling kunder: EK/TEK ny/avslut
Sökväg: Kunder -> Kunder
På PHM ökar vårt samarbete kring våra gemensamma kunder. Tidigare var supporten nödvändig för att manuellt koppla samman två förvaltare som skulle arbeta med samma kund. Nu har vi skapat en funktion som gör detta automatiskt.
Exempel: En kund som redan har en ekonomisk förvaltare (Förvaltare 1) vill nu lägga till en teknisk förvaltare (Förvaltare 2).
Den tekniska förvaltaren loggar in på PHM Digital och väljer att skapa en ny teknisk förvaltningskund. När förvaltaren matar in kundens organisationsnummer identifierar PHM Digital automatiskt om kunden redan är aktiv i systemet. Om så är fallet visas kunduppgifterna, och den tekniska förvaltaren kan fortsätta till nästa steg i guiden, varvid en koppling till kunden automatiskt etableras.
Processen är densamma när en kund inom ekonomisk förvaltning vill lägga till en ny kund som redan är kopplad till PHM Digital för teknisk förvaltning.
Observera att en kund bara kan ha en ekonomisk förvaltare, men det finns ingen gräns för hur många tekniska förvaltare en kund kan ha.
Om en förvaltare önskar avlägsna en koppling till en kund, kan detta göras via kundkortet under avsnittet "Förvaltare kopplade till kunden".
Funktion: Automatiska mail kundansvarig
Sökväg: Kunder -> Kunder -> Kundansvarig
I denna nya version introducerar vi en efterlängtad funktion för de fall där kunder har flera kundansvariga. Ni har nu möjlighet att ställa in en specifik kundansvarig för varje kund som den primära mottagaren av mail från systemet. Detta innebär att rätt person får relevant information direkt.
Funktion: Dölj Kundansvarig på Styrelseportal
Sökväg: Kunder -> Kunder -> Kundansvarig
Ni har nu möjligheten att välja om ni vill visa alla kundansvariga för kundens styrelse. Om ni önskar att dölja en specifik kundansvarig kan ni enkelt göra detta genom att markera den berörda kundansvariga i systemet och kryssa i rutan för att inte visa personen i styrelsens portal. Som standardinställning är alla kundansvariga synliga.
Funktion: Slutdatum och inaktivering av revisorsanvändare
Sökväg: Kunder -> Användare -> Revisorsanvändare
Vid registrering av revisorsanvändare i systemet finns nu möjligheten att ange ett slutdatum för användarens konto. Systemet kommer då automatiskt att inaktivera kontot vid det specificerade datumet. En kort period innan inaktivering skickar PHM Digital ut en notifikation till revisorn med en påminnelse om att kontot snart kommer att upphöra. Om det finns behov av att förlänga användningstiden uppmanas revisorn att kontakta ansvarig förvaltare för att diskutera möjligheterna till förlängning.
Funktion: SIE batch import
Sökväg: Import / Export -> Sie batch import
Möjlighet att läsa in SIE-filer med dagliga transaktioner till Fortnox via PHM digital.
Den nya funktionen ger möjlighet att ladda upp flera SIE-filer för olika kunder samtidigt, vilket effektiviserar processen jämfört med tidigare metod där varje kund krävde en separat inläsning i Fortnox.
Denna funktion kommer att vara särskilt användbar för Bredablick och Nordstaden, som nu kan automatisera överföringen av sin bokföring från system som Vitec, Fisken, Rival och Visma. Ett tänkbart scenario är att Bredablick behöver ladda upp upp till 700 filer dagligen, vilket nu kan hanteras smidigt genom en enda uppladdningsprocess
Styrelseportal
Funktion: Styrelseändring - Ändrat uppdrag
Sökväg: Föreningen - Styrelse - Registrera styrelseförändring
För att förenkla förändring av styrelse där en befintlig styrelsemedlem skall byta roll finns nu valet "Ändrat uppdrag". Detta kommer förhoppningsvis ta bort många av de frågor som kom förra året i samband med styrelseförändringarna.
Funktion: Korrigering attestmall
Sökväg: Föreningen - Styrelse - Registrera styrelseförändring
Framöver kommer styrelsen att ha möjlighet att ändra vilka personer som är registrerade i befintliga attestmallar. Även om styrelsen inte kan ändra på mallarnas struktur eller godkännandenivåer, kommer de att kunna ta bort eller lägga till personer som är registrerade i styrelsen. Vid en styrelseförändring där en involverad person är del av en attestmall, kommer systemet att ge en varning om att en uppdatering av attestmallen kan vara nödvändig.
Om en användare som förlorar sin attesträttighet fortfarande har fakturor kvar att attestera, kommer den personen automatiskt att ersättas av en befintlig attestant i systemet.
Denna nya funktion bör resultera i betydande tidsbesparingar för våra förvaltare.
Boendeportal
Ingen ny funktionalitet i denna uppdatering.
Revisorsportal
Funktion: Genväg startsida till revisorsanvändare
Sökväg: Startsida
För att förenkla för revisorerna att lägga till revisorskollegor finns nu en genväg på startsidan.
Funktion: Revisor kan registrera revisorsanvändare
Sökväg: Register -> Revisorsanvändare
När förvaltare har lagt upp en revisor har denne nu möjlighet att själv registrera kollegor som ska ha tillgång till kunden via portalen.
Funktion: Slutdatum och inaktivering
Sökväg: Register -> Revisorsanvändare
I samband med registrering av en revisorsanvändare kan revisorn lägga in ett slutdatum då användaren ska inaktiveras.
Mäklarportal
Ingen ny funktionalitet i denna uppdatering.