PHM Digital Version 2.20

Version: 2.20

Datum: 2024-03-09

Nästa förväntade version: April 2024

Vi är glada över att kunna presentera följande funktionalitet som är nyutvecklad för PHM Digital:

Generellt

Funktion: Nytt utseende av PHM Digital

Sökväg: Samtliga sidor PHM digital för förvaltare, styrelse, boende och revisorer

PHM Digital har uppdaterat sitt gränssnitt för att ytterligare modernisera det och samtidigt underlätta överskådligheten för förvaltare, kunder och medlemmar/hyresgäster. Förvaltarens logotyp visas i övre högra hörnet av sidan, och kunden har möjlighet att ladda upp en egen bild av exempelvis sin fastighet att använda som startsidesbild.

Funktion: Inloggning via Bankid

Sökväg: www.phmdigital.se

BankID har beslutat att ta bort möjligheten för användare att logga in genom att först ange ett personnummer och sedan verifiera sig via BankID på en annan enhet. Med start från våren kommer BankID istället att kräva att användaren loggar in antingen direkt via BankID-appen på den använda enheten eller genom att skanna en QR-kod som visas på skärmen från en annan enhet.

Som ett resultat av denna ändring kommer vi att ta bort inloggningsalternativet där användaren tidigare kunde ange ett personnummer för att sedan logga in. Istället kommer inloggning endast att vara möjlig antingen via QR-kod eller genom att starta BankID-appen som är installerad på den aktuella enheten

Funktion: GDPR

Sökväg: N/A

Vi har genomfört betydande förbättringar av hanteringen av personuppgifter i enlighet med GDPR. Våra processer för automatisk radering av kundfiler har finslipats för att stärka och automatisera dataskyddet. När en förvaltare avslutar en kund i PHM Digital, ser vi nu till att all kundrelaterad data finns lättillgänglig i backupfiler under en månads tid efter raderingen. Detta ger oss flexibiliteten att återställa data vid behov under den initiala perioden efter raderingen.

Efter den första månaden övergår filerna till en arkiverad status, vilket innebär att de fortfarande är lagrade men inte lika lättillgängliga. Tretton månader efter att en kund har tagits bort, kommer filerna att raderas helt och hållet. Observera att det innebär ett merarbete för oss att ta fram filer efter att en kund har raderats, så vi kommer endast att vara behjälpliga i särskilda fall.

Vi planerar att genomföra ytterligare automatiseringar av manuella rutiner som rör GDPR under första halvåret 2024.

Förvaltarportal

Funktion: Information när användare senast loggat in

Sökväg: Kunder - Användare - Styrelseportal

Sökväg: Kunder - Användare - Medlemsportal

Sökväg: Kunder - Användare - Revisorsanvändare

Vi har nu implementerat en ny funktion som möjliggör för förvaltare att enkelt överblicka när en kundanvändare senast loggade in i systemet.

Genom att klicka på en specifik användare kan förvaltaren se exakt när användaren senast var aktiv i systemet.

Funktion: Förbättrad hantering av elektroniska signaturer för medlemmar/hyresgäster

Sökväg: Elektroniska signaturer

Vi har gjort det enklare för förvaltare och kundanvändare att inkludera medlemmar/hyresgäster som signaturpart i elektroniska signaturprocesser. Med den nya uppdateringen introducerar vi en dedikerad flik för 'Boende' inom vår elektroniska signatur-funktion.

När du som användare önskar att lägga till en signerande part, kan du nu enkelt navigera till 'Boende'-fliken och välja den önskade personen direkt från boenderegistret. Systemet kommer automatiskt att föreslå relevant information som namn, e-post och personnummer, vilken alla är redigerbara för att säkerställa att all data är korrekt och aktuell innan signeringen sker.

Funktion: Stopp för leverans av mäklarbilder till specifika kunder

Sökväg: Kunder - Kunder - Dokumentinställningar för mäklarbilden

Vi har implementerat en efterfrågad funktion som ger förvaltarna möjlighet att pausa leveransen av mäklarbilder för specifika kunder. Denna åtgärd är användbar i situationer där en kundansvarig är medveten om att ytterligare dokumentation krävs för att komplettera kundens uppgifter, men ändå önskar behålla funktionaliteten där mäklaren kan göra sin beställning genom mäklarportalen.

För att underlätta för förvaltarens användare har vi lagt till en ny inställning i kundprofilen under avdelningen "Kunder - Kunder - Dokumentinställning för mäklarbilden". Här kan förvaltare nu välja att inaktivera möjligheten att leverera dokument till mäklaren. När denna inställning är aktiverad, kommer den som hanterar mäklarbilden att få upp ett tydligt meddelande om detta, och ett felmeddelande kommer att visas om det finns ett försök att skicka ut en mäklarbild till den påverkade kunden.

Funktion: Spärr för periodisering av leverantörsfaktura med noll i total belopp

Sökväg: Leverantörsreskontra & Utlägg - Inkommande leverantörsfakturor

Vi har genomfört förbättringar i vår process för tolkning och verifiering av leverantörsfakturor, som tillhandahålls av Opto Sweden. Tidigare var inlärningsprocessen för fakturatolkning specifik för varje enskild förening, vilket innebar att en korrigering av en felaktig tolkning för en leverantör som E.ON endast gällde för den förening där felet upptäcktes och inte för andra föreningar med samma leverantör.

Funktion: Förbättringar i tolkningen av leverantörsfakturor

Sökväg: Leverantörsreskontra & Utlägg - Inkommande leverantörsfakturor

I den nya versionen av PHM Digital kommer systemet ha ändrat denna logik så att alla föreningar delar på den kunskap som systemet förvärvat. Det innebär att vi nu kommer att återuppbygga Opto Swedens tolkningssystem från grunden. Inledningsvis kan detta resultera i något sämre kvalitet på tolkningen, men vi förväntar oss att kvaliteten snabbt kommer att förbättras. På sikt kommer detta att resultera i att vi uppnår en högre kvalitet på tolkningarna än vad vi haft tidigare.

För att underlätta övergången har vi förberett Opto Swedens system genom att träna det på de största fakturautställarna som vi hanterar. Detta kommer att ge oss en stark grund att bygga vidare på och säkerställa att vi snabbt kan uppnå och överstiga den tidigare tolkningskvaliteten.

Kundportal

Funktion: Personlig anpassning av startsida för Kund

Sökväg: Startsida

Med den nya layouten har kunden nu möjlighet att personifiera deras startsida i systemet genom att ladda upp en egen bild, som exempelvis kan vara en bild av kundens byggnad.

Detta gör startsidan mer inbjudande för både styrelsemedlemmar och medlemmar/hyresgäster.

För att byta bild drar kunden helt enkelt muspekaren över den befintliga bilden och klickar på ikonen för bilduppladdning för att välja och ladda upp en ny önskad bild.

Funktion: Förbättrad hantering av periodiseringsverifikationer

Sökväg: Ekonomi - Verifikationer

I den senaste uppdateringen har vi åtgärdat synkroniseringsproblemet med periodiseringsverifikationer från Fortnox. Eftersom Fortnox API inte inkluderar kopplingen till ursprungliga leverantörsfakturor, har vi utvecklat en funktion som automatiskt spårar och kopplar dessa i PHM Digital.

Funktionen innebär att våra kunder kommer kunna se underlag även på verifikationer i bokföringen som är periodiserade.

Boendeportal

Funktion: Medlemmar kan lämna in utlägg från boendeportalen

Sökväg: Utlägg

Medlemmar kan nu rapportera in utlägg via webbversionen av boendeportalen. Observera att stöd för detta ännu inte finns tillgängligt i mobilappen.

Funktionen för utlägg fungerar på samma sätt som när styrelsen använder den. Styrelseledamöter uppmanas att främst använda utläggsfunktionen via styrelseportalen.

Revisorsportal

Ingen ny funktionalitet i denna uppdatering.

Mäklarportal

Ingen ny funktionalitet i denna uppdatering.