PHM Digital Version 3.1.10
Version: 3.1.10
Datum: 2024-10-18
Nästa förväntade version: December 2024
Vi är glada över att kunna presentera följande funktionalitet som är nyutvecklad för PHM digital:
- Förbättrad kontroll av fakturaadress för beställning av mäklarbild
- Automatiskt förslag av periodiseringar på leverantörsfakturor
- Förändringar i vilka kommentarer som importeras från Rekyl
- Bugfixar
Förbättrad kontroll av fakturaadress för beställning av mäklarbild
Våra förvaltare har upplevt att mäklarna ofta skriver in felaktiga fakturaadresser, vilket leder till onödig administration. Oftast är problemet att e-postadressen inte är angiven till en fakturaadress hos mäklaren, utan går till mäklaren personligen, vilket gör att fakturan missas att skickas vidare till mäklarens ekonomiavdelning.
För att lösa detta kommer vi nu att genomföra valideringar på både e-postadressen och fakturaadressen. Om systemet misstänker att någon av uppgifterna är felaktig, eller om e-postadressen verkar gå till en privat adress, kommer vi att ställa en extra fråga till användaren för att bekräfta uppgifterna.
"Vänligen kontrollera att e-postadressen är korrekt och går till den adress som företaget använder för att ta emot e-postfakturor. En felaktigt uppgiven e-postadress kan leda till att fakturor inte når fram, vilket kan resultera i extra kostnader för er i form av påminnelseavgifter."
Vi hoppas att detta kommer göra att vi får in mer korreakta uppgifter
Automatiskt förslag av periodiseringar på leverantörsfakturor (BETA)
Vi har mottagit önskan från er förvaltare om att vi försöka föreslå periodisering av leverantörsfakturor. För detta har vi nu använt oss av Googles Gemini AI för att extrahera periodiseringen från en leverantörsfaktura.
Det kan vara utmanande att alltid avgöra exakt vilken period som ska tillämpas och vi måste räkna med att Ain inte alltid kommer föreslå rätt datum.
AI är instruerad att leta efter från- och tilldatum på leverantörsfakturor. Om den hittar relevanta datum kommer dessa föreslås som periodisering. Vi har även infört en regel som säger att om mindre än 20% av beloppet har ett avvikande datum, väljer vi endast perioden för det största beloppet.
Vi föreslår alltid hela månader för periodisering, så till exempel en faktura med datum 2024-09-20 till 2024-10-15 kommer att periodiseras både på september och oktober.
Vi föreslår inte periodiseringar som endast omfattar en enda månad där fakturadatumet är inom den perioden.
En ytterligare förbättring är att vi tittar på leverantörens tidigare periodiseringskonto. Om ni till exempel periodiserar försäkringar på konto 1730 och andra fakturor på 1790, kommer systemet att föreslå 1730 för försäkringar, så länge den senaste fakturan från leverantören använde 1730.
Om ni väljer att använda funktionen får ni gärna skicka dokument till supporten där AI har gjort fel, så att vi kan försöka förbättra instruktionerna.
För att aktivera och testa periodiseringsfunktionen kan du gå in på kundkortet för de kunder du önskar och välja ”Bokföring” -> ”Lev.fakturor & utbetalningar”. Där kan du välja om automatiska förslag på periodiseringar ska tillämpas.
Ni måste därefter aktivera varje leverantör som ni önskar ska periodiseras. Detta gör ni antingen i kundens leverantörsregister eller genom att klicka på leverantören när ni står på en faktura och välja automatiska förslag på periodiseringar. I framtida versioner planerar vi att alla leverantörer automatiskt märks för periodisering när ni aktiverar funktionen. I denna första version är vi dock mer försiktiga, och ni behöver manuellt välja vilka leverantörer som ska hanteras.
Förändringar i vilka kommentarer som importeras från Rekyl
Vi har nu ändrat importen från Rekyl så att nya kommentarer som börjar med "SMS skickades till" inte importeras till PHM Digital. Detta görs för att förhindra att intern kommunikation visas i portalen.
Bugfixar
- Vi har åtgärdat problemet med att skapa nya leverantörer när den tidigare leverantören blivit inaktiverad i PHM Digital. Detta har påverkat ett mindre antal styrelseledamöter som avgått från en styrelse och sedan återkommit.
- En bugg som uppstod när en leverantörsfaktura skapats som debetfaktura istället för kreditfaktura är nu löst. Tidigare skapades ingen baskonteringsmall när användaren först ändrade totalbeloppet till ett minusbelopp och sedan ändrade fakturatypen till kreditfaktura.