PHM Digital Version 3.2.0

Versionsuppdateringar för förvaltare

Datum: 2025-02-09

Vi är glada över att kunna presentera följande funktionalitet som är nyutvecklad för PHM digital i denna version. Utöver detta så har det givetvis gjorts flertalet buggfixar och småförbättringar som inte finns med här men som kommer underlätta ert arbete i PHM Digital.

Förbättringar av kommentarsfunktion för Överlåtelser, Mäklarbild och Leverantörsfakturor

När en mäklare eller styrelseledamot skriver en ny kommentar på en av dokumenttyperna Mäklarbild, Överlåtelse eller Inkommande leverantörsfaktura så kommer det nu att visas att det finns olästa kommentarer på denna dokumenttyp.

Detta kommer att visas både på startsidan samt i listorna för respektive dokumenttyp.

När ni klickar på länken på startsidan så kommer ni till listan för den dokumenttypen med kryssrutan “Visa endast dokument med olästa kommentarer” ikryssad. Då ser ni endast de dokument där en mäklare eller styrelseledamot har skrivit en kommentar som ännu ej markerats som läst vilket syns i ikonen till höger, antalet olästa kommentarer syns ävengenom siffran på denna ikon.

Denna kryssruta kan ni givetvis markera och avmarkera manuellt för att filtrera fram dokument med olästa kommentarer om ni går till funktionen från sidomenyn.

Klickar ni på ikonen i listan så öppnas kommentarsrutan upp i ett pop-up fönster för att smidigt kunna läsas och svaras på utan att behöva gå in på ärendet, där de givetvis även kan ses precis som tidigare.

Tänk på: När ni har läst kommentaren och anser att den är färdighanterad så behöver ni kryssa i kryssrutan “Läst” jämte den aktuella kommentaren för att den inte längre ska visas som “oläst” på startsidan eller i listan. 

Interna kommentarer som bara ni på förvaltningen kan se kommer inte att visas som olästa på detta sätt. Det är bara kommentarer från mäklare och styrelse som notifieras som Olästa och behöver markeras som “lästa”.

I samband med att vi släpper denna version så kommer vi att markera alla befintliga kommentarer som lästa för att ni inte ska behöva markera alla historiska kommentarer som lästa manuellt. Framöver kommer dock alla nya kommentarer som skrivs av styrelse eller mäklare att markeras som olästa och behöva hanteras. 

Kommunikationsfunktioner

Frågor

Den nya funktionen "Frågor" Kan användas för kommunikation mellan boende, styrelse och förvaltare.

Från förvaltarperspektiv kan man välja om man vill ta emot frågor genom att skapa "Kontaktgrupper".

För kontaktgruppen anger du om den ska vara tillgänglig för frågor från Styrelse och/eller Boende, eller inget av det. En kontaktgrupp som inte ställs in för att ta emot frågor från Styrelse kan användas internt hos förvaltaren.

För kontaktgruppen väljer man även vilka som ingår och som därmed ska svara på eventuella frågor.

Om man tar emot frågor så visas det på startsidan om det finns frågor tilldelade till en grupp som man tillhör.

Själva frågorna visas i en lista, och klickar du på en fråga visas detaljer samt meddelandefält för densamma.

Konversationer

Funktionen för Konversationer liknar den för frågor, med skillnaden att den inte kan tilldelas till någon. Man kan som förvaltare även delta i konversation för en viss förening, om den som skapar konversationen ger tillgång till detta. Funktionen är dock i första hand framtagen som en kommunikationskanal inom förening eller styrelse.

Uppdatering av boendes e-post och mobilnr till Real och Vitec från PHM Digital

När en boende uppdaterar sin e-post eller sitt mobilnr i PHM Digital, så uppdaterar detta nu automatiskt motsvarande information direkt till det fastighetssystem ni använder (Vitec/Real) så att uppgifterna även kan speglas till listan “Boende”.

Ändring av övriga uppgifter hanteras manuellt i Real/Vitec, likt tidigare.

Export av kundens information

Vi har förbättrat funktionen för att exportera ut samtliga dokument för en kund, som huvudsakligen används när en kund avslutar sitt avtal. Eftersom det ofta är tusentals filer/mappar i dokumenthanteringen har det tagit lång tid att exportera allting och dessutom har filen oftast varit för stor för att skicka över till kunden när den väl exporterats. Därmed kommer vi istället skicka en länk till filen, från vilken kunden eller förvaltaren kan ladda ner den. Filen blir givetvis krypterad och skyddad med lösenord, som mailas till den som önskar ladda ner filen.

Dokumentlagring - Döljning av mappar

Många förvaltare och styrelser har undrat angående de automatiskt skapade systemmapparna under “Dokument -> Lagring” där dokument från de olika funktionerna kan hittas och många har försökt navigera igenom dessa dokument för att hitta det de letar efter. Filerna som ligger i dessa mappar är endast tänkta som underliggande lagring av dokumenten och dokumenten hittas som enklast under respektive funktion. 

Vi har därför valt att dölja ett antal mappar för styrelseanvändare, och på så vis göra det enklare och mer överskådligt. Följande mappar döljs: Arvoden och Ersättningar, Utlägg, Avstämning, Inkommande Leverantörsfakturaunderlag, Fortnox Leverantörsfakturaunderlag, Pyramidimporter, Utbetalningar, Intranet-Information, Medlemsimporter, Uppgifter.

Övriga mindre förbättringar

Elektronisk signering:

Överlåtelser

Tidigare visades endast 10 förvaltare per sida i listan av användare att lägga till som signerande part för överlåtelser. För att underlätta att lägga till förvaltare för signering av överlåtelser visas nu 100 förvaltaranvändare per sida i listan som standard.

Leverantörsfakturor:

Utökad loggning

För att bättre kunna följa vad som händer på en leverantörsfaktura så har vi nu lagt till loggning om fakturan plockas bort från något steg under "Leverantörsbetalningar".

Periodisering

Vi har nu gjort så att det inte går att kryssa i “periodisering” på låne-konto (2350-2369) när ni hanterar leverantörsfakturor.

Schablonmoms

Nu kan man använda Schablonmomsfunktionen även för inkommande leverantörsfakturor med status “Utredning” och behöver inte återföra fakturan till “Mottagna” för detta.

Kopiera fakturaadress

Nu finns det en funktion inne på “Kunder -> Kunder” där man kan kopiera hela fakturaadreseen med ett klick istället för att kopiera varje rad enskilt.

Övrigt:

Inställning för Tertial på kundkortet

Som val för frekvens av Ekonomisk rapport på kundkortet under “Ekf. inställningar” har vi nu lagt till alternativet “Tertial” som avser en period om 4 månader.

Uppdatering 2025-03-03:

Nu finns även möjlighet att anpassa signeringsordningen ytterligare genom den nya funktionen "Signera i grupper". Tidigare har det endast varit möjligt att signera i turordning (1, 2, 3 etc) men nu går det att placera flera personer i samma grupp. Detta är exempelvis önskvärt för årsredovisningar där styrelseledamöterna kan läggas i grupp 1 och revisorn i grupp 2, på så sätt får alla i styrelsen ärendet att signera samtidigt och revisorn får det först när samtliga ledamöter signerat ärendet.