Budgetmallar

Introduktion

Budgetmallar i PHM Digital är en central funktion för administratörer som behöver skapa, anpassa och återanvända standardiserade budgetstrukturer år efter år. Varje mall bygger på fördefinierade grupper, såsom intäkter, kostnader och investeringar. Du väljer själv vilka konton som ska ingå i respektive grupp och vilka grupper som ska vara synliga. Genom att arbeta med en gemensam kontoplan kan du enkelt kopiera mallar till kommande budgetår och säkerställa enhetlighet över alla kunder. Denna guide går igenom funktionens alla delar i detalj.

Navigering

Gå till Ekonomi i huvudmenyn.
Välj Budgetverktyg ► Budgetmallar.

1. Översikt över Budgetmallar

I vyn Budgetmallar visas alla dina befintliga mallar i en tabell. Här kan du:

Söka: Använd sökfältet högst upp för att söka i mallarnas namn eller beskrivning.
Filtrera: Klicka på filterknappen för att filtrera mallar baserat på status (Aktiv/Inaktiv).
Sortera: Klicka på kolumnrubrikerna (t.ex. År, Beskrivning, Status) för att sortera tabellen.

Tabellkolumner:

År: Det budgetår mallen är kopplad till.
Beskrivning: Mallens namn eller beskrivning.
Status: Visar om mallen är aktiv eller inaktiv.
Låst: Indikerar om mallen är låst för redigering.
Åtgärder:
Ta bort (papperskorgsikon): Raderar mallen permanent efter bekräftelse. Observera att endast inaktiva mallar kan tas bort.

2. Skapa en Ny Budgetmall

Klicka på knappen + BUDGETMALL uppe till höger för att öppna formuläret för att skapa en ny mall.

Formulärfält och Regler:

Beskrivning*: Ange ett tydligt namn eller en kort beskrivning för mallen.
År*: Ange det budgetår som mallen ska gälla för (t.ex. 2025).
Period från*: Välj startmånad för budgetperioden (måste vara den första dagen i vald månad).
Period till*: Välj slutmånad för budgetperioden (måste vara den sista dagen i vald månad).
Notera: Tidsintervallet mellan "Period från" och "Period till" måste vara minst 6 och högst 18 månader.
Metod för budgetfördelning*:
Fördela jämnt över året: Systemet baserar fördelningen på föregående års totala utfall (justerat för eventuell procentuell ökning) och fördelar beloppet lika över alla månader.
Fördela utifrån f.g. år eller budgetnyckel: Ökningen fördelas per månad enligt föregående års månadsfördelning. Alternativt kan du använda en budgetnyckel på specifika rader för anpassad fördelning.

Spara och Rekommendationer:

När alla fält är ifyllda, klicka på Skapa för att spara den nya budgetmallen.
Den nya mallen baseras initialt på Bredablicks standardmall med deras konton, grupper och nyckeltal.
Viktigt: Anpassa konton och synliga grupper så att mallen stämmer överens med er förvaltares kontoplan och behov.
Om ni redan har en befintlig mall ni är nöjda med, rekommenderas det att kopiera den istället för att skapa en ny från grunden. Kopieringsfunktionen bevarar alla inställningar och sparar tid.

3. Detaljerad Vy: Redigera Budgetmall

När du har valt en befintlig mall eller skapat en ny, visas en detaljerad vy med flera sektioner för inställningar och struktur.

Navigering och Åtgärder (HANTERA-knappen):

I övre högra hörnet finns knappen HANTERA med följande alternativ:

Inaktivera: Gör mallen inaktiv så att den inte kan väljas för nya kundbudgetar.
Aktivera: Återaktiverar en inaktiv mall för redigering.
Ta bort mallen: Raderar mallen permanent (måste vara inaktiv).
Skapa ny mall: Skapar en ny mall baserad på Bredablicks standardmall.
Kopiera mall: Skapar en exakt kopia av den aktuella mallen.
Lås upp mall: Tillåter redigering av en aktiv, låst mall.
Lås mall: Förhindrar ytterligare redigering av en aktiv mall.

3.1 Inställningar

Här anger du grundläggande information för budgetmallen.

Beskrivning*: Ange ett tydligt namn för mallen.
Intervall för kassakonton*: Ange kontointervall för kassa- och bankkonton (t.ex. "1910-1979"). Används för likviditetsberäkningar.
Resultatkonto*: Ange kontonumret för resultatkontot i bokföringen.
Budgetår: Visar det valda budgetåret (justeras under sektionen Budgetår).
Metod för budgetfördelning*: Välj hur beloppen ska fördelas månadsvis:
Fördela jämnt över året: Beloppen delas lika över månaderna, baserat på föregående års totala utfall med eventuell ökning.
Fördela utifrån föregående år eller budgetnyckel: Beloppen fördelas enligt föregående års månadsutfall eller med hjälp av valda budgetnycklar.
Budget PDF tabellfärg: Ange färgkod (hex) för tabeller i budget-PDF:en. Klicka på informationsikonen (i) för hjälp.
Intern notering: Fält för interna kommentarer och information.
Extern notering: Kommentar som visas i PDF/Excel-export till kund.

Kom ihåg att klicka Spara längst ned efter att du gjort ändringar.

3.2 Budgetår

Här visas och administreras giltiga budgetperioder.

Välj maximalt två utfallsår, ett prognosår och upp till fem budgetår.
Markera de år som ska inkluderas.
Justera vid behov start- och slutdatum för varje år. Se till att perioderna inte överlappar eller har luckor mellan sig.

3.3 Prognosränta

Ange förväntad ränta per budgetår. Denna används för att beräkna prognoser för räntekostnader på lån som inte har bunden ränta.

Ange räntesatsen i procent för varje relevant år (t.ex. 1,75 %).

3.4 Budgetmall Dokument

Ladda upp PDF-mallar (tillhandahållna av PHM:s marknadsavdelning) enligt följande specifikationer:

Format: Liggande.
Innehåll: Måste följa PHM Digitals krav.

Typer av dokument:

Försättsblad: Första sidan i budget-PDF:en, innehåller föreningens namn, budgetens namn och datum.
Instruktionssida: Innehåller standardförutsättningar för budgetåret.
Datasida: PDF-mall som systemet använder för att skriva ut budgettabellerna.
Slutsida: Avslutande sida i budgetdokumentet.
Viktigt: Alla fyra PDF-typer måste vara uppladdade för att budgetmallen ska kunna användas.
Använd Förhandsgranska för att se hur dokumenten kommer att sammanställas.
Använd Lägg till dokument för att ladda upp nya eller ersätta befintliga dokument.

3.5 Budgetrader

Här bestämmer du vilka konton och grupper som ska visas i budgeten och hur de ska hanteras.

Visa alla rader: Använd filtret för att växla mellan att visa alla rader eller endast synliga rader.
Generell ökning: Ange en generell procentuell ökning för hela budgetåret i den översta raden. Ändras värdet här, uppdateras alla underliggande rader automatiskt.

Kolumnbeskrivningar:

Radnamn: Namnet på budgetraden.
Konton: Visar de konton som är kopplade till raden. Varje konto får endast finnas på en rad i mallen.
Ökning: Visar den procentuella ökningen per rad och budgetår.

Ikoner för radåtgärder:

Redigera (pennikon): Öppnar inställningarna för att ändra radens detaljer.
Flytta upp/ner (pilar): Ändrar radens position i listan.
Synlighet (öga/överstruket öga): Döljer eller visar enskilda rader. Notera: Om alla kontorader under en sektion (t.ex. Hyresintäkter) är dolda, döljs hela sektionen inklusive summeringar och nyckeltal.
Kommentar (pratbubbla): Visar eventuella kopplade kommentarer till raden.
Lägg till ny rad under (plusikon): Skapar en ny kontorad direkt under den aktuella raden.
Ta bort rad (papperskorgsikon): Raderar raden permanent.

4. Radtyper i Budgetmallen

När du redigerar eller lägger till en rad kan du specificera vilken typ av rad det är och anpassa dess inställningar.

4.1 Kontotransaktionsrad

Detta är den vanligaste radtypen för att koppla specifika konton till budgeten.

Fält vid redigering:

Svensk beskrivning*: Radens namn på svenska.
Engelsk beskrivning: Radens namn på engelska (för engelskspråkiga rapporter).
Kontointervall*: Ange de konton som ska kopplas till raden. Använd kommatecken för att separera enskilda konton och bindestreck för intervall (t.ex. "3020, 3021, 3022-3025"). Observera: Ett konto får endast finnas på en budgetrad.
Budgetfördelning: (Endast relevant om mallens fördelningsmetod är "Fördela utifrån föregående år eller budgetnyckel").
Fördelning enligt f.g. år: Baserar fördelningen på föregående års månadsutfall.
Budgetnyckel: Välj en specifik budgetnyckel för anpassad fördelning. Budgetnycklar skapas under Ekonomi -> Budgetverktyg -> Budgetnycklar.
Förändring i procent: Ange procentuell förändring per budgetår. Används för att beräkna ökning från föregående år.
Kommentarer:
Intern kommentar: För interna noteringar (endast synligt för förvaltaren).
Extern kommentar: Visas för kunden i exporterade rapporter.
Ramavtal: Visar eventuella kopplade ramavtal. Du kan lägga till ramavtal som är upplagda under Administration -> Inställningar -> Förvaltare -> Ramavtal. Observera: Ett ramavtal kan endast kopplas till en rad i en budgetmall.

4.2 Summeringsrad

Används för att summera värden från flera konton och presentera dem på ett enda konto.

Fält vid redigering:

Svensk beskrivning*: Tydligt namn på svenska för summeringsraden.
Engelsk beskrivning: Engelskt namn för engelskspråkiga rapporter.
Kontointervall*: Ange alla konton som ska ingå i summeringen, separerade med kommatecken (t.ex. "4110,4111,4112").
Summeringskonto*: Ange det konto där det summerade värdet ska visas.

Funktion:

Alla konton specificerade i Kontointervall summeras.
Systemet visar utfall och prognos för de enskilda kontona, men budgetvärdena visas endast samlat på Summeringskontot.
Användbart om man inte vill budgetera på detaljnivå för vissa kontogrupper.
Budgetfördelning, Förändring i procent, Kommentarer, Ramavtal: Fungerar på samma sätt som för Kontotransaktionsraden.

4.3 Utgående balansrad

Används för att hämta och visa den utgående balansen från ett specifikt konto som ett budgetvärde.

Fält vid redigering:

Svensk beskrivning*: Tydligt svenskt namn för raden.
Engelsk beskrivning: Engelskt namn för rapporter på engelska.
Kontointervall*: Ange endast ett kontonummer från vilket den utgående balansen ska hämtas (t.ex. "2097").

Användningsområde:

Typiskt för att redovisa löpande avsättningar och uttag från t.ex. en underhållsfond. Systemet hämtar automatiskt kontots utgående balans.
Kommentarer: Fungerar på samma sätt som för Kontotransaktionsraden.

4.4 Ingående balansrad

Används för att hämta och visa den ingående balansen från ett specifikt konto som ett ingångsvärde i budgetmallen.

Fält vid redigering:

Svensk beskrivning*: Tydligt namn på svenska för raden.
Engelsk beskrivning: Engelskt namn för rapporter på engelska.
Kontointervall*: Ange endast ett kontonummer för vilket den ingående balansen ska hämtas (t.ex. "2088").

Användningsområde:

Typiskt för att visa ingående balans för specifika konton, som en underhållsfond. Systemet hämtar automatiskt kontots ingående balans.
Kommentarer: Fungerar på samma sätt som för Kontotransaktionsraden.

4.5 Manuell rad

Används för att lägga till rader med manuellt inmatade belopp som inte är direkt kopplade till specifika konton.

Fält vid redigering:

Svensk beskrivning*: Tydligt namn på svenska för raden.
Engelsk beskrivning: Engelskt namn för rapporter på engelska.

Användningsområde:

Används när du vill kunna mata in specifika belopp manuellt i budgeten, t.ex. "Extraavsättning till underhållsfond".
Kommentarer: Fungerar på samma sätt som för Kontotransaktionsraden.