Inställningar

Projektkopplingar

Modulen för projektkopplingar är ett administrativt verktyg som säkerställer att rätt tekniska projekt associeras med rätt kund. Detta strukturerar arbetet för tekniska förvaltare och förtydligar vilka uppdrag som är aktiva för respektive förening.

1. Systemintegration med Rekyl

Det är viktigt att notera att de projekt som visas och är valbara i denna lista hämtas direkt från arbetsordersystemet Rekyl.

• Källsystem: De projekt som administreras här är de projekt som finns upplagda i Rekyl.
• Synkronisering: Genom att koppla ett projekt i denna vy aktiverar du kopplingen mellan den specifika kunden och projektet i arbetsordersystemet.

2. Översikt av befintliga kopplingar

I huvudvyn presenteras en lista över de projekt som för närvarande är kopplade till den valda kunden:

• Projektnamn: Namnet på det tekniska projektet (t.ex. "Lokalvård" eller "Fastighetsskötsel").
• Skapad / Skapad av: Information om när kopplingen upprättades och vilken användare som utförde åtgärden.
• Administrering: Via papperskorgs-ikonen till höger kan en projektkoppling tas bort om projektet avslutats eller inte längre ska vara sökbart för kunden.

3. Upprätta en ny projektkoppling

För att koppla ett nytt tekniskt projekt till kunden följer du dessa steg:

1. Klicka på knappen + NY KOPPLING längst upp till höger i vyn.

   Sök efter projekt: I den vy som öppnas visas en lista över samtliga tillgängliga projekt från Rekyl. Du kan använda sökfältet för att snabbt filtrera fram rätt projekt via namn.

   Välj och koppla:

   • Listan visar projektets namn och dess unika ID.
   • Klicka på den lila knappen KOPPLA till höger om det projekt du vill lägga till för kunden.
2. Slutför: När du har klickat på koppla aktiveras projektet omedelbart för den aktuella kunden.

Objekt & Felanmälningsinställningar

Denna modul visar en sammanställning av samtliga objekt som är kopplade till kunden via de projekt som hämtas från Rekyl. Här administrerar du även tillgängligheten för felanmälningar i olika portaler.

1. Objektlista och Projekttyper

Listan innehåller alla objekt som finns registrerade under de Rekyl-projekt som är påkopplade på kunden.

• Viktigt vid flera projekt: Om kunden har mer än ett aktivt Rekyl-projekt som det går att skapa ärenden på, krävs det att en Projekttyp definieras för objekten (exempelvis Fastighetsskötsel, Utemiljö eller Lokalvård). Detta är nödvändigt för att systemet ska veta vilket projekt ett ärende ska tillhöra när en användare gör en felanmälan.
• Mer information: För instruktioner om hur du skapar och administrerar dessa kategorier, vänligen se avsnittet Förvaltare.

2. Styrning av felanmälan (Rättighetsikoner)

Längst till höger på varje objektrad finns tre kolumner med ikoner. Genom att klicka på dessa (lila = aktiv, grå = inaktiv) styr du vem som har rätt att skapa ärenden för det specifika objektet och via vilken ingång:

3. Sök och Filtrera

För att snabbt administrera specifika delar av fastigheten kan du använda sök- och filterfunktionerna:

• Sök: Sök på adress eller specifika rumsbeteckningar.
• Filter: Filtrera listan baserat på adress för att massuppdatera rättigheter för en hel byggnad eller uppgång.

4. Uppdatering av objektslistan mot Rekyl

Systemet håller automatiskt objektslistan uppdaterad genom en månatlig synkronisering mot Rekyl. Om det har skett förändringar i Rekyl som behöver slå igenom omedelbart kan du trigga en manuell uppdatering:

• Knappen Hantera: Klicka på knappen HANTERA uppe i högra hörnet för att påbörja en synkronisering.
• Manuell uppdatering: Genom att välja alternativet för att uppdatera mot Rekyl hämtas den senaste datan gällande adresser och utrymmen direkt.
• Tidsåtgång: Vänligen observera att om kunden har ett stort antal objekt och projektkopplingar kan uppdateringen ta en liten stund att slutföra.

Besiktningskategorier

Denna modul används för att strukturera och administrera de lagstadgade och löpande besiktningar som fastigheten kräver. Genom att definiera kategorier säkerställs att inga viktiga kontroller förbises.

1. Översikt av besiktningar

I huvudvyn visas en lista över alla aktiva besiktningskategorier. Listan ger en snabb status över följande:

• Namn: Typen av besiktning (t.ex. OVK, Energideklaration, Brandskydd eller Hissbesiktning).
• Standardintervall: Anger hur ofta besiktningen ska genomföras (t.ex. Varje år, Varje 3:e år eller Varje 10:e år).
• Skapad av: Visar vilken förvaltare eller administratör som har lagt till kategorin i systemet.
• Skapad: Datumet då kategorin först registrerades.

2. Hantera och söka

För att effektivt hantera en stor mängd kategorier finns följande verktyg:

• Sökfunktion: Använd sökfältet längst upp till vänster för att snabbt filtrera fram specifika kategorier, t.ex. genom att skriva "Hiss" eller "Brand".
• Ta bort kategori: Via papperskorgs-ikonen längst ut till höger på varje rad kan föråldrade eller felaktiga kategorier raderas från systemet.

Skapa ny besiktningskategori

Denna sektion beskriver steg-för-steg hur du som teknisk förvaltare konfigurerar en ny besiktningskategori för att säkerställa korrekt uppföljning av fastighetens kontroller.

1. Grunduppgifter

När du klickar på + NY KATEGORI öppnas ett formulär där följande information ska fyllas i:

• *Namn : Ange en tydlig benämning på besiktningen (t.ex. "OVK" eller "Hissbesiktning").
• Beskrivning: Här kan du lämna en mer utförlig förklaring av vad besiktningen omfattar eller specifika instruktioner för utförandet.

2. Konfiguration av intervall

För att systemet ska veta hur ofta besiktningen behöver upprepas ställer du in följande:

• Välj intervall: Ange den numeriska siffran för tidsperioden.
• Intervallenhet: Välj tidsenhet, exempelvis år eller månader.

3. Automatik vid utförd besiktning

Du har tre alternativ för hur systemet ska hantera nästa besiktningstillfälle när en kontroll har markerats som utförd:

• Skapa ny besiktning per automatik: Systemet genererar omedelbart nästa planerade besiktning baserat på valt intervall.
• Fråga om ny besiktning skall skapas: En dialogruta visas vid avslut, där du väljer om en ny kontroll ska schemaläggas.
• Skapa inte ny besiktning per automatik: Inga nya kontroller skapas automatiskt efter slutförande.

4. Dokument och Kommentarer

För att samla all relevant information på ett ställe kan du använda underflikarna:

• Dokument: Här kan du bifoga filer, såsom tidigare besiktningsprotokoll eller checklistor, genom att klicka på LÄGG TILL DOKUMENT.
• Kommentarer: Använd kommentarsfältet för att skriva löpande noteringar eller viktig information till kollegor.

5. Slutför

När alla inställningar är gjorda, klicka på SPARA uppe i högra hörnet för att aktivera kategorin. Om du vill ångra ändringarna klickar du på AVBRYT.

Grupper

Funktionen Grupper gör det möjligt för tekniska förvaltare att dela in fastighetens olika adresser och objekt i logiska enheter. Detta är särskilt användbart i större föreningar eller bestånd där man vill skilja på olika byggnader eller geografiska områden, exempelvis "Västra sidan" kontra "Östra sidan". Dessa grupper kan sedan användas som filter i de tekniska rapporterna för att få en mer specifik överblick.

1. Översikt av grupper

I huvudvyn för grupper får du en samlad bild av befintliga indelningar:

• Namn: Gruppens unika benämning (t.ex. "Västra sidan").
• Antal kopplade objekt: Visar hur många specifika adresser eller objekt som ingår i gruppen.
• Skapad / Skapad av: Historik som visar när gruppen skapades och av vilken administratör.
• Ta bort: Via papperskorgs-ikonen kan du radera en grupp som inte längre används.

2. Skapa en ny grupp

För att skapa en ny gruppindelning:

1. Klicka på knappen + NY GRUPP längst upp i högra hörnet.
2. Ange ett passande Namn * för gruppen i textfältet (t.ex. ett fastighetsnamn eller ett geografiskt område).

3. Koppla objekt till gruppen

När du har namngivit gruppen ska du välja vilka adresser som ska ingå:

• Sök och filtrera: Använd sökfältet för att hitta specifika adresser, postnummer eller projekt.
• Koppla objekt: Listan visar alla tillgängliga adresser i föreningen. Klicka på knappen KOPPLA till höger om den adress du vill lägga till i din grupp.
• Överblick av kopplade objekt: De adresser du valt flyttas upp till den översta sektionen ("Objekt") så att du enkelt kan se vad som ingår i gruppen innan du sparar.

4. Spara och använd

• När du är nöjd med dina val klickar du på SPARA uppe i högra hörnet